發(fā)布會場地如何選擇?場地區(qū)域如何劃分?

說起發(fā)布會，相信朋友們都不陌生。最近很多剛?cè)胄械呐笥褌?，不知道發(fā)布會場地如何選擇?場地區(qū)域如何劃分?今天小編就為朋友們分享一下，希望可以幫到新入行的朋友!

一、發(fā)布會場地選擇

發(fā)布會的活動場地選擇性很多：主要分為室內(nèi)和戶外兩種。室內(nèi)有酒店、會議中心、大劇院、體育館、影劇院放映廳等。戶外有主題公園、運(yùn)動場、游樂場、廣場等。至于選擇室內(nèi)還是戶外要根據(jù)實(shí)際情況而定。

選擇場地時要考慮的因素有：場地排期表、等級標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)多少、交通狀況、整體價格、配套設(shè)施(電源、網(wǎng)絡(luò)帶寬、投影、舞臺設(shè)備、桌椅數(shù)量)、餐飲住宿、氣候等，根據(jù)需要選擇最適合的場地。

溫馨提示：普通場地需提前2個月預(yù)定，熱門場地需提前半年以上預(yù)定。如果活動人數(shù)達(dá)到500人以上，最好報派出所備案，以免發(fā)生意外。(如果預(yù)算充足的情況下，交給活動策劃公司來選擇、劃分和布置場地更省心。)

二、發(fā)布會場地區(qū)域劃分

發(fā)布會的場地通常可以分為以下區(qū)域：簽到區(qū)、互動區(qū)、主會場、分會場、茶歇區(qū)、餐飲區(qū)、通道區(qū)、貴賓室、工作人員休息區(qū)、物料區(qū)等。按時段和人群，區(qū)域又可以共享或合并，比如媒體采訪區(qū)可以安排在領(lǐng)導(dǎo)休息室。

1、簽到區(qū)：簽到區(qū)是發(fā)布會的門面，能給來賓留下深刻的印象，但是簽到區(qū)如果管控不好，很容易造成擁擠導(dǎo)致場面混亂，所以簽到區(qū)的設(shè)計(jì)和人員的引導(dǎo)工作要做到位。

①簽到區(qū)主要有以下簽到方式：紙上簽、電子表格簽、二維碼掃描簽、大屏幕互動簽、人臉識別簽到等。這么多簽到方式，需要根據(jù)人群、人數(shù)以及預(yù)算來針對性的選擇。

②酒店大堂需要設(shè)置多媒體來進(jìn)行引導(dǎo)或者安排員工引導(dǎo)進(jìn)入簽到區(qū)。

2、互動區(qū)：通常設(shè)置產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)、產(chǎn)品demo、吉祥物等周邊展示區(qū)域;攝影互動區(qū)域;抽獎活動等。

3、茶歇區(qū)：建議選擇與品牌調(diào)性相適應(yīng)的下午茶，同時展示品牌信息。

4、主會場：主要做好座次的安排，如做臺上、臺下席的劃分包括領(lǐng)導(dǎo)嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席，主會場的座次安排和貴賓餐廳座位的安排，都是有講究的，不可隨意設(shè)置。

5、分會場：大會分論壇召開的地點(diǎn)。

6、餐飲區(qū)：一般為酒店配套設(shè)施，分為封閉式和開放式。封閉的圓桌/長桌一般是接待貴賓洽談業(yè)務(wù)的場所，開放式的自助餐廳一般是觀眾和媒體用餐聊天的場所。有些酒店還設(shè)有小酒吧，提供小酒水，來賓可自由選擇。

7、通道區(qū)：應(yīng)該有一個用于活動線路的指示牌和時間提示。

8、VIP休息室：領(lǐng)導(dǎo)和重量級嘉賓在此休息等待上臺演講的地方。

9、員工休息區(qū)：禮儀、主持人化妝及工作人員休息區(qū)。

10、物料區(qū)：宣傳諸如材料和備用物料的存儲，要事先準(zhǔn)備好所有的物資。

在對場地進(jìn)行劃分之后，對租賃場地要有詳細(xì)的平面圖，了解各區(qū)域可用的設(shè)備(LED屏幕、桌椅、翻頁器、音箱等等)，并對材料的規(guī)格進(jìn)行詳細(xì)的說明，如預(yù)算充足，還可繪制一幅室內(nèi)導(dǎo)航圖。

溫馨提示：一定要在平面圖上標(biāo)明衛(wèi)生間和安全通道。