會議策劃需要注意什么有哪些要點

會議策劃與其他的發(fā)布會、年會策劃比起來就是不一樣的性質(zhì)和策劃了。會議策劃需有根據(jù)此次活動的主題和活動形式來營造相應(yīng)的氣氛和布置。

會議活動是嚴肅的、隆重的，所以我們?nèi)绾文苌钊胫黝}的來突出這些元素的同時還能讓大家覺得活動的輕松和歡快呢?

首先我們要從會議活動策劃的創(chuàng)意來突破。

這個創(chuàng)意與企業(yè)的形象是息息相關(guān)的，需要要凸出企業(yè)的文化特點，所以我們必須了解到企業(yè)的人文特點、形象、實力、對社會造成的價值等都需要，這些方面入手便唾手可得!

當然所有的活動都是在了就活動預(yù)算的基礎(chǔ)上來策劃和設(shè)計的，了解預(yù)算的情況下就能更清楚的策劃和實施了。

根據(jù)主辦方的公司風格來設(shè)定本次北京會議活動策劃的特點和類別。所有的現(xiàn)場設(shè)備和布置物料也是根據(jù)客戶的需求來設(shè)計的，所以前期一定要了解客戶的年齡層次和消費水平，根據(jù)這些來判斷客戶的喜好。

因為一場活動辦得成不成功取決于客戶對這場活動的滿意度。

除此之外，我們要弄清楚會議策劃的活動流程和活動形式，基本所有的會議活動都是需要桌椅和名牌的。

當然也是需要根據(jù)活動形式來定桌椅的擺放形式，是需要圓桌型的、還是舞臺式、還是指揮式又或者是復(fù)合型的等等。這些都是需要根據(jù)主辦方的要求來定的。

會議活動的簽到模式和各個環(huán)節(jié)都是采取什么類型?預(yù)算富足的情況下可以使用當下流行的科技簽到形式，有刷臉簽到、指紋簽到、微信簽到等，后面的環(huán)節(jié)也是可以根據(jù)這些簽到來進行抽獎環(huán)節(jié)。

活動中的節(jié)目也可以根據(jù)會議的主題來進行設(shè)計，增添一些活動的氣氛。

總之，會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務(wù)，明確會議日程安排及各項議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，按照有關(guān)規(guī)定和程序合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，使整體的會議安排周密細致、程序規(guī)范，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。

方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作分工安排等內(nèi)容。

在組織籌備會議的過程中，不僅要加強與本單位領(lǐng)導和上級領(lǐng)導的溝通請示工作，還要加強橫向的溝通銜接工作。

大型會議的順利開展，是會務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。

01、活動方案

活動策劃涉及到的三大核心問題：

做策劃方案前需要關(guān)注以下幾個重點問題，下面尖點人為您詳細分析這幾大要素。

活動目的

在做方案前需要對活動目的的制定需要對傳播主體有一個精準的分析。因此策劃活動前，一定要對企業(yè)形象現(xiàn)狀進行診斷，從而為選擇的活動目標和方法提供依據(jù)。

活動主題

活動主題是對活動內(nèi)容的高度概括，對整個活動起著指導作用。主題設(shè)計得是否精彩、恰當，對公眾活動成效影響極大。這個被精煉出的主題具有唯一性、相關(guān)性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動推向高潮，且任憑時光流逝，依舊鮮活如初。

活動對象

即對目標受眾進行分析和定位。活動是以不同的方針對不同的目標客戶展開的，因此只有確定了目標客戶，才能制定有效的活動方案。經(jīng)濟條件、生活習慣、價值觀念、利益要求等的差異都會使目標客戶群體呈現(xiàn)不同的特點。

方案需要包括：會議名稱、時間、地點、模擬、主要內(nèi)容、議程、擬出席領(lǐng)導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。

02、預(yù)算控制

我們都知道，一場活動的預(yù)算、資源、時間、目標等都是有明確限制的。因此先確定預(yù)算，再制定計劃其實是相對穩(wěn)妥的辦法。

確定必需成本、來賓交通及接待、場地費用和搭建、資料禮品的準備，納入非必需成本、表演和娛樂、主持人等。

03、活動方案

根據(jù)國家大型活動實行申報備案制，舉辦大型活動前，承辦單位(或具體執(zhí)行單位)須提前20天向當?shù)毓矙C關(guān)及消防部門申報；申報同意后，由承辦單位(或具體執(zhí)行單位)向當?shù)匕脖O(jiān)部門備案，同時由安監(jiān)部門負責通報有關(guān)部門和單位。

提醒報備方案中需注意以下兩個問題：

安排會場警衛(wèi)和交通疏導

通知相關(guān)部門做好會場今晚及交通疏導工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進行交通疏導。

電力保障

會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時安排會議場所進行內(nèi)部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對突發(fā)情況。

04、媒體慶典

在邀請媒體的時候，需要事先清楚對方需求，是不是需要提供專用的設(shè)備車停放處、需要可以鋪設(shè)電纜的地方、媒體設(shè)備的接口是哪種等這些問題，如果需要私下采訪，需要備好房間供其使用。

05、預(yù)定會場

會議時間確定之后，要立刻與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)定會議室，并安排做好先期工作。同時需要預(yù)定會議期間參會人員的用餐及住宿。

06、會議邀請

按照會議時間要求，落實登記與會人員，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后向有關(guān)領(lǐng)導報告后向與會人員發(fā)出邀請。

07、人員安排及資料準備

項目組一般包括：項目組長、策劃、執(zhí)行、設(shè)計、攝影攝像、禮儀、速記、同傳等人員。在選擇小組成員的時候，需明確小組成員工作職責，做到專人專項，從而提高工作效率。

需要設(shè)定會議目標與細致的會議議程。作為會議的組織者，要對此次會議的目標和意義做出清晰的判斷。根據(jù)需要實現(xiàn)的目標，對會議的節(jié)奏進行拆分，按照合理的邏輯去規(guī)劃每一階段的議題。同時需要根據(jù)議程，對資料進行收集整理。包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等證件的制作，需根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安排的原則設(shè)計制作。

08、會場布置

要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導及嘉賓人數(shù)、主席臺大小及方便領(lǐng)導入席等方面綜合考慮，布置背景板、易拉寶等活動物料。

編制座區(qū)圖，擺放座簽

根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次，座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進行核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。

檢查音響和燈光

根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實三檢查：布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前十分鐘檢查。

會議用車

大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。

09、活動總結(jié)

活動結(jié)束后需要對這次活動進行總結(jié)歸納從而向客戶或領(lǐng)導匯報。對于活動執(zhí)行過程中，需將出現(xiàn)的問題匯總并尋找出現(xiàn)問題的原因，避免下次類似的問題再次發(fā)生?；顒硬⒉皇且豁梿我坏墓ぷ?，而是一個有計劃的，以創(chuàng)造性的方法解決復(fù)雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個強有力的執(zhí)行，否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場空。

舉辦活動需要注意的問題還有很多，一場大型活動找一個專業(yè)的活動策劃公司必不可少，尖點傳媒專業(yè)致力于活動策劃，尖點人以客戶服務(wù)為中心，以品牌塑造為核心，以活動執(zhí)行為重心。細節(jié)的嚴格把控，活動流程的完美銜接，以及各項工作的順利執(zhí)行。全心結(jié)合，全力以赴。選擇尖點，就是選擇成功！